为进一步推进和规范我校教学档案建设，提升教学档案工作质量。根据学院《关于开展2021-2022学年第一学期期中教学检查的通知》（西欧教字〔2021〕34号）文件要求，检查组于2021年11月中下旬，对二级学院教学档案建设情况进行了系统的检查。本次检查工作由教学质量评估中心组织，联合学校办公室、教务处、图文信息中心，主要采用对电子档案在线审查的方式进行现场检查。依据《西安欧亚学院教学档案管理规定》，结合学校2020、2021年工作要点、教学工作及评估工作，本次检查重点主要涉及内部档案管理情况、JX11综合、JX12学科与实验室建设、JX15课堂教学与教学实践和JX19教学研究与教学质量评估五个部分。具体情况如下（内容仅反映检查结束时二级学院教学档案情况）：

一、重点检查情况

（一）内部档案管理情况

在教学档案工作的日常管理上，各二级学院对教学档案工作比较重视，主管工作领导均亲自过问教学档案工作情况，并把教学档案工作列入了日常议事日程。各二级学院的教学档案工作基本都有安排或制度，并能按照进度正常推进教学档案工作有序开展。

在教学档案管理队伍建设方面，由于组织机构调整等原因，有7个二级学院教学档案管理人员发生了变化，整体队伍发生较大变动。其中通识教育学院、艾德艺术设计学院教学档案管理工作由未曾担任过档案工作的人员承担；工商管理学院、文化传媒学院、人文教育学院、金融学院、人居环境学院5个二级学院更换的人员，曾经担任过档案工作，较有经验。整体来说教学档案管理人员档案意识较强。

在教学档案工作投入方面，每个二级学院都配有专用硬盘、网盘或电脑对电子档案进行保存。根据《西安欧亚学院档案管理办法》第七条规定，具有一定独立性的档案可设立档案分室单独保管，档案分室应具有符合要求的档案库房和档案装具。所有二级学院均有固定的空间保存档案（纸质、实物等），但具体保存实际情况有较大差异，人居环境学院、人文教育学院有完全独立的空间、专用档案柜（密集柜）保存纸质档案，条件最好。其他二级学院纸质档案存放在相对独立的空间，有的在办公室的专用柜中保存，有的在库房等地方分散保存。有4个二级学院在教学档案工作上投入有经费。

（二）JX11综合

二级学院规划、工作计划、总结、绩效、大事记、会议记录等常规性档案比较齐全。

专家委员会资料情况各异，从档案体现的委员会数量来看，工商管理学院、人文教育学院较多，艾德艺术设计学院在数量上没有体现。从委员会运行材料的丰富成度上来看，通识教育学院有委员会章程、调整决定、工作计划、工作总结、会议纪要等，比较全面，能够体现委员会开展了相应的工作，运行稳定。

（三）JX12学科与实验室建设

通过对学科与实验室建设部分的检查发现，各分院普遍缺少实验室建设规划、计划、总结、简报、制度相关档案。其中人文教育学院实验室档案较为完备。通识教育学院多个实验室档案缺失，应予以补充。

（四）JX15：课堂教学与教学实践

二级学院普遍存在缺少实践教学环节相关材料，建议补充。其中，文化传媒学院还缺少“大纲实习指导书”、“实习报告”、“优秀毕业论文”等材料，上传材料方案名称无区分，建议重新整理。

人才培养方案材料整体资料较全，个别分院缺少“培养方案”、“学术验收单”、“教学计划表”建议补充。

（五）JX19教学研究与教学质量评估及内部档案管理情况

各二级学院基本能按照要求完成JX19部分的档案归档，重复归档、缺少执行情况等内容详见单独反馈。下面的问题仅极个别学院进行了关注，并有相关档案归档，因此再次列出：

1.各二级学院基本都建立了内部教学质量保障体系，因此“教学质量与保障”的归档内容，后续应按照学院内部教学质量保障体系的要求，将本学年的保障措施及执行情况系统性的进行归档。

2.对已经开展的质量工作关注其持续改进。每学期都有听评课、试卷检查等工作，建议将上学年和本学年的情况一并审视，关注哪些问题有改进，哪些没有改进，没有改进的原因是什么等等，对同一类工作保持持续改进。

二、其他情况

（一）档案内容不够丰富

如工商管理学院专家委员会部分，多是成立各委员会的决定、章程、职责的档案，体现运行的材料相对较少。高职学院大事记过于简单，一件事情只写了一句话，“10月30日，学院成立8周年。”

（二）规定档案缺失

JX16学位部分普遍缺少优秀毕业作品。高职学院JX11-5产学合作材料只有题名，未见合作协议、合作项目成果资料、校企横向课题等具体档案资料。工商管理学院缺少实验室管理制度、实验室建设计划、总结。

（三）同一工作档案不完整

有安排，缺总结。有方案，无执行。如人文教育学院JX11-6有年度培训计划，无培训季度统计表。信息工程学院JX11-10“信息工程学院2020年度教师培训总结”须补充年度培训计划、季度培训报告。JX19-5.0090，有“090.文化传媒学院课程建设质量评价方案”，无执行情况；JX19-1.0014“14.2020-2021第一学期文化传媒学院试卷复查安排”、2020-JX19-1.0016“16.2020-2021第二学期文化传媒学院试卷复查安排”体现有安排，但无复查总结；JX15-6实习实训部分未见“实践教学环节”、“大纲实习指导书”、“实习报告”。

（四）档案识别不清

如艾德艺术设计学院JX11-3.0004展览品牌中心全文上传的“艾德艺术设计学院品牌中心推文统计表”打开后是空表，没有填写内容，不属于归档范围。

（五）题名不规范

如人文教育学院JX11-1.0003,2020年分院教学工作规划，计划，总结，绩效中包括“人文教育学院国际化进展汇报”、“人文教育学院数据发布”、“人文教育学院审核评估工作动员”、“人文2021年绩效，计划，部门主管绩效”、“人文2021年绩效指标年中总结”“行政，人事，学务年中总结”，题名不能包括其中的内容，且较凌乱。

（六）电子档案上传不规范

与2020年相比，上传问题减少，但仍存在一些问题。

重复上传。如金融学院JX11-10.0002、10.0003第2次会议纪要内含文件，第5次会议纪要内含文件，命名不规范，且与2020-JX11-10.0001金融学院项目组第1-6次会议纪要重复上传。

上传不完整。如人居环境学院2020-JX14-1.10005“红头7号 人居学院关于2021届毕业生毕业资格审查的报告”，请增加红头文件附件。艾德艺术设计学院JX16-3.0003“3 西欧艺字〔2021〕8号”的题名录入不规范，一般应照抄文件原标题，不要加序号、文号、日期等。文号、序号应录入系统相应的位置。

此外，应在同一案卷下一一罗列从属的具体文档，而不应该全部上传在案卷（系统中为灰色）中。

三、建议与要求

（一）认真完成整改

请根据反馈内容，于正式反馈后10个工作日内，完成整改工作，并由教学质量评估中心对整改情况进行核查。

（二）深入细化教学档案管理

在教学档案工作的规范性上：在收集、整理、鉴定教学档案的过程中，做到认真梳理各类材料，注意档案的完整性，认真识别档案，正确归类，规范题名等。

在教学档案管理队伍建设上：稳定的管理队伍是教学档案质量的有力保障，应注意对全员的档案意识、档案工作水平的提升。建议有奖惩措施保障工作行之有效。

在教学档案管理环境建设上：根据《西安欧亚学院档案管理办法》第七条，具有一定独立性的档案可设立档案分室单独保管，档案分室应具有符合要求的档案库房和档案装具。建议对纸质教学档案统一保管，建立相对独立的空间作为档案分室，并按学年对所有教学档案进行妥善保存。

在经费保障上：相应经费的投入，能够有效推动教学档案工作。请未有关注的二级学院在2022年度预算时，结合档案工作予以考虑。

（三）进一步完善、丰富教学档案

从工作实际考虑，应在教学档案内容的丰富上下功夫。从工作的安排、过程材料、结果性材料从头到尾进行梳理，特别是关键节点的工作材料都应该存档，保障档案的完整性，为以后的工作做参考，发挥好档案的作用。

（四）规范系统上传电子档案

对历年南大之星档案系统中的教学档案框架进行规范，按学年形成目录。对历年档号进行规范。规范档号如案卷为“2020-JX11-1”，其下文档档号依次为“2020-JX11-1.0001、2020-JX11-1.0002、…”，坚决杜绝不规范现象。

（五）重视二级学院自有档案特色建设

建议在预立卷时，结合实际工作情况，挖掘本单位工作亮点涉及的材料，进行梳理后留存，以便为各项工作提供特色鲜明的教学工作资料。如人文教育学院基于ISO9001建立了内部教学质量管理体系，完成了多项流程和标准的梳理，建议深入挖掘相关档案内容，以体现自己内部教学质量工作特色。

2021年12月13日