为进一步推进我校教学档案建设工作，提升教学档案工作质量。根据学院《关于开展2019年教学档案专项检查的通知》（西欧院字〔2019〕97号）文件精神，检查组于2019年10-11月，对分院教学档案建设情况进行了全面系统的检查。本次检查工作由教学质量评估中心组织，联合学校办公室、人事处、教务处、图文信息中心、科研处、国际合作与交流中心等单位，采取电子档案与纸质档案相结合的方式，线上线下同时进行检查。结合学校2018、2019年工作要点及评估工作，本次检查主要涉及内部档案管理情况、师资队伍建设资料、产学合作资料、人才培养方案资料、校友会运行资料、督导工作资料、科研（项目、成果）资料、外事工作资料及近2年整改情况九个重点。 具体情况如下：

一、重点检查情况

（一）内部档案管理情况

图1 近三年二级学院教学档案管理人员更换次数情况

在管理队伍方面：通过对近三年各分院教学档案管理人员的统计，档案管理队伍较稳定的有：连续三年未更换人员的会计学院、艾德艺术设计学院，连续两年未更换人员的人居环境学院、休闲管理学院、金融学院。档案管理队伍不稳定的有：连续三年更换人员的通识教育学院、人文教育学院和物流贸易学院。（见图1）

在管理运行方面：有8个二级学院建有自己的教学档案管理制度，10个二级学院主管工作领导亲自过问教学档案建设情况，10个二级学院有固定的空间保存档案（纸质、实物等），8个二级学院通过其他途径对电子档案进行了备份，9个二级学院将教学档案建设工作列入日常议事日程， 9个二级学院留有固定时间整理本学期档案，6个二级学院已把教学档案管理工作列入教学档案管理人员绩效。9个二级学院在内部对档案知识进行过学习，6个二级学院有档案管理人员的储备。

整体情况说明，二级学院的教学档案自我建设已基本规范，队伍建设已有一定基础，在教学档案建设过程中已经有了自己的工作模式，但在人员稳定、制度落地效果上还存在一定差距。

（二）师资队伍建设资料

图2 2019年各分院专兼职教师建档情况

师资队伍建设资料是每次教学档案检查的重点，自2016年以来，教师业务档案已逐渐完备（见图2）。从本次对11个二级学院教师业务档案检查情况来看，整体教师建档情况良好，其中较好的学院有休闲管理学院、人文教育学院、金融学院，专兼职教师业务档案均有专人管理，档案内容分类清晰，资料完备，整理质量较高。同时也存在不可忽视的问题：一是教师业务档案管理分散，如会计学院专职教师业务档案由各课程中心管理，未由专人进行统一管理，容易造成部门档案资料归档不及时，侯茜元、李依莎“四证”未及时采集；二是教师业务档案资料采集不全：如艾德艺术设计学院刘音档案缺少基础信息登记表；三是业务交接不及时，造成档案管理工作真空。如物流贸易学院，原档案员转岗，工作未及时交接，教师业务档案管理工作出现真空状况。

从教师培养检查的总体情况来看，各分院都有明确的培养计划和执行过程记录，做得好的分院有艾德艺术设计学院、金融学院、通识教育学院，他们的教师培养档案从培养计划到过程性的记录材料、总结均有档案。

（三）产学合作资料

各二级学院的合作协议、合作项目成果等材料的档案比较完整，但是项目的过程资料比较少。同时显示校企横向课题方面档案资料较少，仅在金融学院、会计学院、休闲管理学院、通识教育学院的档案中有校企横向课题的内容体现。此外，其他有价值的材料较少，甚至不属于档案内容的也列入了存档范围，如 2018-JX11-5.0001题名为实践项目资料-西安音乐厅，实际上内容是实践教学指导说明，一共7行，没有存档价值。2018-JX11-5.0002题名为“艺术学院中厅设计”，只有10张照片，没有相应的档案材料相互佐证，比较单薄。2018-JX11-5.0011题名为“教发中心”，不够准确，实际是一张签字的校内产学合作项目预算使用表，如确无其他材料，可不必入档。

（四）人才培养方案资料

部分二级学院人才培养档案较齐全。如艾德艺术设计学院、人居环境学院、信息工程学院、会计学院人才培养方案资料完整齐备。休闲管理学院人才培养方案资料齐全，并且人才培养方案论证材料标准。高职学院人才培养方案论证材料齐全，且有详尽的调研方案及报告。人文教育学院心理学和小学教育专业人才培养方案论证过程材料齐全。

个别分院的相关档案在文件系统中有只显示部分专业内容。如文化传媒学院电子档案中除新闻学专业有论证材料，其他专业未见人才培养方案部分要求的资料文件，金融学院在档案系统中未见人才培养方案论证过程材料，物流贸易学院在档案系统中未见人才培养方案过程论证材料，人居环境学院未上传专家反馈意见。

从这部分档案整体看来，半数二级学院对自己所有的专业或部分专业的人才培养方案进行了修订，其他并未对所有专业的人才培养方案进行改动，或正在进行修订中，尚未完成，故未产生相关档案。

（五）校友会运行材料

校友会运行材料显示，多数二级学院没有对该项工作有明确的年度计划、总结。校友大使资料、校友会议资料、校友服务活动、校友与学校合作项目、校友值年返校活动的材料均比较少，且比较零散。过程材料少，也没有相应的影像资料与文档互为补充。如文化传媒学院该部分档案资料较单一，无总结、无计划，仅有2018届校友大使通知、校友大使信息统计表。人居环境学院该部分档案过于简单，无计划、没总结、无声像资料，仅有西安欧亚学院人居环境学院校友活动策划方案、2018年校友活动一览表两个文档，没有方案相应的落实材料，一览表也没有相应的具体材料。

（六）督导工作资料

图3 2018-2019学年学期督导工作计划、总结情况

近几年，教学档案专项检查开始关注对督导工作资料的检查。从2016、2017年、2018年的检查结果看，二级学院从起初没有自己的督导队伍，到建立了二级学院自己的督导队伍，基本有年度的督导工作计划和总结（见图3），开展了工作。如金融学院、会计学院、文化传媒学院、信息工程学院、休闲管理学院和高职学院两个学期督导工作计划和总结的资料齐全，但几乎未见除计划或总结以外的督导工作档案材料，督导工作的材料不够丰富。这在一定程度上体现了，随着学校加大对教学质量的监控，各二级学院虽然已经有意识的关注督导队伍建设、质量监控，着手做了一部分工作，但仍有需努力的空间。

（七）科研（项目、成果）资料

在2019年学校工作要点中提到 “提升应用型科研能力和社会服务水平” 是 经营战略之一，同时，科研工作也是学校的薄弱环节，所以学校连续两年对该部分进行了检查。与去年相比，整体档案情况没有明显的变化。二级学院在科研项目方面，比较注意项目申报书、立项文件、结题资料的收集和整理。而在科研成果方面，各二级学院教学档案主要体现在对论文的统计，基本上没有对专著、专利、成果获奖的统计。个别学院的科研档案在分类上较欠缺，缺乏条理性。

（八）外事工作资料

图4 2019年外事工作档案情况

基于2018年工作要点中提到 “提升国际合作与交流的范围、深度和层次”的内容，我们首次对教学档案体系中“中外合作、校际交流资料”进行检查。在2019年学校工作要点中，“深入推动国际化2.0战略实施”是战略之一，我们再次对该部分教学档案资料进行了检查。与去年相比，在档案内容上有了进一步的丰富（见图4）。各二级分院均有不同程度的国际交流项目开展，且过程资料丰富，会议纪要、合作协议、会议资料、人员名单及影像资料等各类形式多样。其中休闲管理学院、人居环境学院过程材料最为完整，各交流项目从前期合作洽谈，到项目清单总结，过程清晰，内容详实。人文教育学院上传了专门的外事工作管理办法，值得借鉴学习。

但各二级学院仍存在国际合作重视程度差距较大，资料完整性参差不齐的问题。大部分二级学院在合作洽谈过程中，没有会议纪要，个别学院没有外事类工作的计划与总结，信息工程学院项目分类凌乱，文件不成系统。物流贸易学院和会计学院，没有上传关于卡迪夫城市大学、ACCA等项目资料，反映了档案不全面的问题。

（九）近2年整改情况

整体整改情况良好。但仍存在一些问题：第一，自查整改后，存在遗漏现象。如艾德艺术设计学院JX19部分，缺少各类赛教活动材料，经过自查后进行了完善，但是资料仍然不齐全，缺少赛教成果和活动安排与总结。自查部分提出的“JX16 毕业设计缺少中期、后期检查材料及总结”，部分改进，未添加中期检查材料及总结。第二，往年反馈中的个别问题仍然存在。如高职学院WS外事部分，2018年的反馈主要问题为没有结果性材料，在此次检查中，依旧没有结果性材料。

二、其他检查情况

（一）档案管理存在细节问题。一是档案管理分散。如会计学院教师业务档案由各课程中心管理，未安排专人统一管理，造成档案管理标准良莠不齐。二是档案资料采集不及时、信息不全。如艾德艺术设计学院刘音档案中缺少基础信息登记表。三是自查、整改存在遗漏。

（二）档案归档不规范。

1.归档混乱。如人文教育学院将心理专业教学档案归在KY科研档案中，物流贸易学院科研项目、成果归档混乱，通识教育学院错将课程大纲放入JX19中。

2.档案资料缺失。如各二级学院普遍缺少教学信息化档案。人文教育学院缺少毕业论文（设计）部分材料，如工作安排、选题汇总、前期中期检查总结、答辩安排、成绩汇总及工作总结，缺少本科毕业生资格审查及学士学位授予资格审查的会议记录。高职学院有听课安排表，但缺少听课结果记录表。物流贸易学院缺少学院发展规划及专家委员会资料、校内外各种专业技能大赛中资料不全。艾德艺术设计学院缺少各类赛教活动成果和活动安排与总结。

3.文档基本规范仍存在问题。如艾德艺术设计学院档案文件名称不完整，部分上传文件只显示发文编号或是专业名称，如JX16-1中题名为“西欧艺字〔2019〕10号”、“西欧艺字〔2019〕11号”，应题名为文件名称，而不应是文件号。人居环境学院在JX17毕业生就业部分，案卷命名不规范。2018-JX17案卷命名为“人居环境学院毕业生就业工作方案”显然不合理，不能包含该案卷所有题名资料内容。

4.上传问题。案卷档号（案卷号）不符合学校档案对南大之星电子档案上传的要求，如高职学院JX13招生工作部分，档号（案卷号）不规范，出现了“-2、-10、-12等”的档号。应先按照档案类目建立案卷后，再在其下一一建文档题名，然后对应上传具体内容。人文教育学院JX11-2.0001与JX11-3.0001上传文件的内容相同，重复上传。通识教育学院建立了2018-JX11-1.0003——1.0005档案题名，但未上传相应档案，且重复建立了两个相同的档号2018-JX11-1.0003。

三、建议与要求

（一）认真完成整改。请各二级院根据反馈内容，于放假前对2018—2019学年档案统一核查改进，整改情况将作为下次检查的重点。

（二）扎实落地档案工作。继续稳定档案管理队伍，坚持两个“两年原则”（即在本部门工作两年以上，连续两年负责档案建设工作），这是做好档案工作的基本保障。继续坚持“四有”教学档案工作机制，即有安排、有检查、有总结、有整改。

（四）进一步丰富多种形式的档案。按照档案目录中同一类目下相关资料进行归档整理，档案目录与内容相符，并在此基础上关注以不同的形式对档案归档，如声像，以丰富各类教学档案。

（五）建立有特色的教学档案。从近年来检查看，无论是在管理上、还是在教学档案内容上看，二级学院都还尚未拥有自己明显的的档案特色，望能在以后的工作中多发现、多研究，最终形成自己的特色档案。

（六）通过本次检查尚未发现需对现有《西安欧亚学院二级学院教学档案建档目录》进行修订,为保持档案内容的稳定性，请二级学院在教学档案建设中继续用做参考。

附件：西安欧亚学院二级学院教学档案建档目录（修订版）

2019年12月31日

附件：

西安欧亚学院二级学院教学档案建档目录（修订版）